Recomendaciones de modelado
- Etapa de identificación de procesos de negocio
- Unión de acciones en una función
- Separación de una función
- Costo ABC
Etapa de identificación de procesos de negocio
Para aplicar el modelo de un proceso de negocio activo o del que está en desarrollo se requerirá modelarlo correctamente. Antes de iniciar el modelado se requerirá primero identificar el proceso de negocio, es decir, determinar su inicio y su fin (límites del proceso), su resultado (objetivo del proceso) y los roles de sus participantes (recursos del proceso), que a partir de iniciar el proceso de negocio estarán avanzando hacia el objetivo del proceso paulatinamente a través de relaciones recíprocas.
El siguiente esquema demuestra un ejemplo de identificación incorrecta de funciones de relación con un cliente:
Desventajas de este modelo:
- Objetivos del proceso imposibles de entender
- Falta continuidad del proceso
- Orden de ejecución de funciones irregular
- Diferentes plazos de ejecución de funciones
Intentaremos cambiar un poco el modelo:
Listado de cambios:
- Tres procedimientos seleccionados (figuras grises): Atracción de clientes, Venta y Acompañamiento, cada función corresponde a un procedimiento
- El procedimiento Venta sigue el evento (figura roja) “El cliente está de acuerdo a firmar el contrato”, lo que es un límite de procedimientos
- La ejecución de funciones del procedimiento “Acompañamiento” depende de diferentes condiciones
Este ejemplo de identificación no es completo y correcto, sirve para ilustrar los resultados de la etapa. Se puede encontrar información detallada sobre el procedimiento de identificación de procesos de negocio de la empresa en literatura especializada sobre el manejo de procesos (Business Process Management) o consultar el sitio web www.bpsimulator.com
Unión de acciones en una función
Si las acciones se ejecutan por un empleado de manera continua, podrán ser unidos en una función. Por ejemplo, un procedimiento de solicitud:
Las dos acciones pueden ser unidas en una sola función, ya que cada una por separado no tiene valor para el proceso:
Ejemplos cuando la unión no es aceptable:
Otro ejemplo:
Separación de una función
Otro tipo de errores que pueden ser detectados solo con herramientas: incumplimiento del acuerdo sobre el nivel de detalle del modelo del proceso de negocio. Por ejemplo:
Si el plazo de operación para redactar el acta no puede superar una hora, ¿por qué la respuesta a la solicitud llega sólo en veinticuatro horas?
Solo a este nivel de detalle es evidente como se gasta la mayoría del tiempo para la tarea.
Costo ABC
Cuando se efectúa un análisis de costos, el consultor deberá aclarar los tipos de costos a incluir en el cálculo de costos. Esto afectará el modelo:
En este caso las licencias para el software corresponden a costos de capital, por lo tanto tales recursos no deberán estar incluidos en el modelo.